עריכת ספרים (וגם טקסטים מסוגים אחרים) היא מלאכה המשלבת השראה, יצירתיות, טכניקה ומיומנות, תוך דיאלוג פורה עם הכותב. היא כוללת עריכה ספרותית ועריכה לשונית, שבמקרים רבים, כאשר הספר נמצא במצב טוב יחסית – הן בהיבטים הספרותיים (מבנה, דמויות, עלילה וכיוב') והן בהיבטי הטקסט והשפה (או לפחות מאחת הבחינות האלה) – ניתן לעשותן במשולב. על כן, עריכה כוללת, ספרותית ולשונית, מוצעת למעוניינים בעריכה ממשית אך מעדיפים להימנע מתהליכי עריכה ממושכים ויקרים שלא תמיד הם נחוצים. עומק והיקף העריכה מותאמים לתקציב הספר, למצב כתב היד ולרמת הציפיות של הכותב.
עריכת ספר תכלול בדרך כלל את השלבים הבאים:
עריכה ספרותית
פענוח תוכני, מבני וסגנוני של הטקסט במצבו הגולמי (כלומר, לפני עריכה) ובמצבו הרצוי (דהיינו אחריה). מדובר בבניית רצף עלילתי הגיוני, נטול סתירות וחורים – או בגיבושו של רעיון עיוני וביישום הדרך הבהירה והמעניינת ביותר לפרוש אותו בפני הקורא. שלב זה דורש תכנון, בנייה, הגדרת קהל היעד והתאמת השפה והסגנון לכל אלה. כאשר מדובר בטקסט קיים נדרשים לעתים בשלב זה שינויים מבניים, פיתוח נוסף של רעיונות או דמויות, ארגון שונה של סדר הדברים או דווקא השמטה וצמצום של חלקים מסוימים.
שכתוב וליטוש של הטקסט
כותבים שאינם מיומנים נוטים לעתים קרובות לפרוש סיפורים או רעיונות נפלאים בדרך שאינה בהירה כל צורכה, או שאינה קולחת או מדויקת מבחינה תחבירית ולוקה במידת שליטתה בשפה. אף שהם מספרים סיפור כובש או מבטאים הגות מקורית להפליא, נוטים טקסטים כאלה לאבד את הקוראים רק על שום דרך כתיבתם החובבנית. לשם כך בדיוק בא לעולם השכתוב, שעניינו "כתיבה על גבי כתיבה" או כתיבה מחודשת. על פי רוב, משוכתבים רק חלקים מסוימים של הטקסט שבהם נדרש שינוי יסודי. לעתים מדובר בפרקים שלמים, ולעתים רק בפסקאות או משפטים. מלאכה זו דורשת מיומנות רבה, וההבדל בין שכתוב טוב לשכתוב רע נעוץ ביכולתה של העורכת לקרוא את הכותב ולכתוב כפי שכתב אילו שלט במיומנות הכתיבה.
עריכה סגנונית
זו החולייה המחברת פעמים רבות בין עריכה ספרותית לבין עריכה לשונית. היא חיונית ומהותית בעיקר בפרוזה (אבל לא רק). כאן נדרשת עבודת עומק עדינה וקשובה לנימים הדקות ביותר של בחירת המילים ולדרך שבה הן מתחברות זו לזו. מלאכת העריכה הסגנונית עניינה, לפיכך, בליטוש עדין של השפה, ואומנותה ביכולת להזדהות ממש עם סגנונו המקורי של הכותב, כך שהעריכה תהיה בלתי מורגשת לעין הקורא אך בה במידה נוכחת בטקסט עצמו.
הנה דוגמה לטקסט בעבודה, העובר עריכה כוללת (ספרותית, לשונית וסגנונית):
עריכה לשונית (או עריכת לשון)
במידה מסוימת ניתן להגדיר צד זה של מלאכת העריכה כָּטכני ביותר. הוא מחייב שליטה מלאה בכללי הפיסוק, התחביר והכתיב של העברית, וגם מידה רבה של ערנות. מטרתו לייצר מסמך רהוט ואחיד.
הנה דוגמה לטקסט בעבודה, העובר עריכה לשונית בלבד (בעקוב אחר שינויים):
הגהה (או הגהה לשונית)
זהו השלב הסופי של תהליך העריכה. ייעודו לנקות את המסמך לחלוטין משגיאות עברית והקלדה, מרווחים מיותרים וכיוצא באלה, באופן המבטיח גימור מקצועי של המסמך.
הגהה (בעקוב אחר שינויים)